RODO dla geodety — dane osobowe, dokumentacja i operaty
RODO dla geodety (rozporządzenie UE 2016/679) dotyczy każdego biura geodezyjnego: przetwarzasz dane osobowe właścicieli działek, klientów, pełnomocników i pracowników — a dokumentacja geodezyjna (operaty, wypisy, protokoły) zawiera dane, które łatwo pogubić w Excelu i mailach. Skala ryzyka rośnie, gdy operaty wysyłasz mailem, a dane trzymasz na dysku lokalnym bez kopii zapasowych. W tym artykule pokazuję, jakie obowiązki ma biuro geodezyjne i jak je wdrożyć bez przesadnej biurokracji.
W skrócie
- Geodeta przetwarza dane: właścicieli działek, klientów, pełnomocników, pracowników — w operatach, wypisach, protokołach i umowach.
- Obowiązki: podstawa przetwarzania (umowa, zgoda, obowiązek prawny), rejestr zgód, umowa powierzenia (DPA) z dostawcami, bezpieczeństwo i backup.
- Ryzyko: mail z operatem do złej osoby, dysk bez kopii, dane na prywatnym laptopie.
- System dla geodety w chmurze UE (serwery w UE, SSL, backupy, role) zmniejsza ryzyko RODO — od 109 zł/mies.
Jakie dane przetwarza biuro geodezyjne?
| Rodzaj danych | Przykład | Podstawa przetwarzania |
|---|---|---|
| Dane klienta | Imię, nazwisko, adres, telefon, e-mail | Umowa / zgoda |
| Dane właścicieli działek | Dane z EGiB i KW (właściciel, udziały) | Obowiązek prawny (prace geodezyjne) |
| Dane pełnomocników | Pełnomocnictwa, dane kontaktowe | Zgoda / umowa |
| Dane pracowników i ekipy | Umowy, harmonogramy, sprzęt | Stosunek pracy |
Obowiązki RODO w praktyce biura
- Podstawa przetwarzania — każdy zbiór danych ma podstawę: umowa o wykonanie prac geodezyjnych, obowiązek prawny (np. dane z EGiB) lub zgoda.
- Informacja (klauzula informacyjna) — klient wie, jakie dane, po co i jak długo przechowujesz.
- Rejestr zgód — kto, kiedy i na co wyraził zgodę (np. wysyłka ofert).
- Umowy powierzenia (DPA) — z dostawcami usług IT, księgowością, hostingiem.
- Bezpieczeństwo — hasła, dostęp tylko dla uprawnionych, szyfrowanie, backupy, eksport i usuwanie danych na żądanie.
Najczęstsze ryzyka i jak je zamknąć
| Ryzyko | Skutek | Rozwiązanie |
|---|---|---|
| Operat wysłany mailem do złej osoby | Naruszenie danych, odpowiedzialność | Portal klienta z logowaniem (dokumenty tylko dla właściciela) |
| Dysk lokalny bez kopii zapasowych | Utrata operatów i danych | Chmura z automatycznym backupem (serwery UE) |
| Dane na prywatnym laptopie ekipy | Brak kontroli nad kopiami | Dostęp przez przeglądarkę, bez pobierania plików |
| Brak rejestru zgód | Kłopot przy kontroli UODO | Rejestr zgód z datami w systemie |
Jak system dla geodety wspiera RODO
W CRM dla geodety OneCRM dane klientów i dokumenty trzymasz w chmurze na serwerach w UE, z szyfrowaniem SSL/TLS i automatycznymi backupami. Portal klienta (z logowaniem) zastępuje wysyłanie operatów mailem, role i uprawnienia ograniczają dostęp (ekipa widzi tylko swoje zlecenia), a eksport i usuwanie danych działa na żądanie — to zamyka większość ryzyk RODO bez dodatkowej pracy.
Najczęstsze pytania
Czy geodeta musi mieć DPA z dostawcą oprogramowania?
Tak — jeśli dostawca przetwarza dane w Twoim imieniu (chmura, hosting, księgowość), umowa powierzenia (DPA) jest wymagana przez RODO. OneCRM działa na serwerach w UE — sprawdź warunki umowy przy wyborze systemu.
Czy mogę wysyłać operaty mailem?
Możesz, ale to ryzyko (błędny adres, brak szyfrowania). Bezpieczniej: portal klienta z logowaniem, gdzie dokumenty są dostępne tylko dla uprawnionej osoby.
Jak długo mogę przechowywać dane klientów?
Tak długo, jak wymaga tego cel (np. okres przedawnienia roszczeń, wymogi archiwizacji dokumentacji geodezyjnej) — potem usuwasz lub anonimizujesz. Warto mieć politykę retencji.
Czy system w chmurze UE wystarczy, żeby być zgodnym z RODO?
Chmura UE + SSL + backupy + role to fundament bezpieczeństwa, ale RODO to także procesy: zgody, informacje, DPA, reagowanie na żądania. System je ułatwia, ale organizacja należy do Ciebie.
Powiązane tematy: Dane z PZGiK a RODO · CRM dla geodety — bezpieczeństwo danych
Dane klientów to Twoja odpowiedzialność — a chmura w UE sprawia, że jest lżej. Wypróbuj OneCRM dla geodety — 14 dni za darmo, od 109 zł/mies., bez karty kredytowej.