Program do fakturowania dla korepetytora — 5 sposobów na automatyzację rozliczeń
Fakturowanie — bolączka numer jeden korepetytorów
Wystawianie faktur to czynność, której nikt nie lubi, a każdy musi. Dla korepetytora z 20 uczniami oznacza to comiesięczne liczenie, ile lekcji odbyło się z każdym uczniem, mnożenie przez stawkę, sprawdzanie przelewów i ręczne wklejanie danych do programu księgowego. Brzmi znajomo? Program do fakturowania dla korepetytora może zredukować ten proces z kilku godzin do kilku minut. Oto 5 sposobów na automatyzację rozliczeń.
Sposób 1: Darmowe programy do fakturowania online
Na rynku jest kilka darmowych narzędzi (np. Fakturownia, Wfirma w wersji free). Pozwalają wystawić podstawową fakturę, wysłać ją mailem i śledzić płatności. Wadą jest to, że każdą fakturę wypełniasz ręcznie — musisz wiedzieć, ile lekcji było w danym miesiącu i za jaką stawkę. Dla 5 uczniów to 5 minut. Dla 20 — godzina.
Sposób 2: Excel + szablon faktury
Niektórzy korepetytorzy tworzą własne szablony faktur w Excelu i uzupełniają je ręcznie. To najtańsze rozwiązanie (zero kosztów), ale najbardziej czasochłonne. Przy 30 uczniach comiesięczne fakturowanie może zająć cały wieczór. Do tego łatwo o błąd — pomyłka w stawce, podwójne policzenie lekcji, przeoczenie terminu.
Sposób 3: Integracja z bramką płatności
Stripe, TPay czy Przelewy24 pozwalają na automatyczne pobieranie płatności od uczniów. Uczeń podpina kartę, a system ściąga należność po każdej lekcji lub raz w miesiącu. Problem: bramka płatności nie wystawia faktur. Nadal musisz to robić ręcznie — chyba że bramka jest zintegrowana z CRM.
Sposób 4: Aplikacja mobilna do fakturowania
Aplikacje typu "Faktura" na Androida czy iOS pozwalają wystawić fakturę z telefonu. To wygodne, gdy jesteś w drodze. Jednak, podobnie jak darmowe programy, nadal wymagają ręcznego wpisywania danych każdej faktury. Sprawdzają się dla korepetytora z małą liczbą uczniów.
Sposób 5: Zintegrowany CRM z modułem fakturowania — najlepsza opcja
To rozwiązanie, które eliminuje ręczną robotę prawie całkowicie. Jak to działa w praktyce? W CRM dla korepetytora OneCRM proces wygląda tak:
- Prowadzisz lekcje i wpisujesz je w dzienniku online (30 sekund po każdej lekcji).
- System automatycznie zlicza odbytye lekcje dla każdego ucznia.
- Na koniec miesiąca klikasz "Generuj faktury" — system tworzy faktury zbiorcze na podstawie stawek przypisanych do każdego ucznia i liczby odbytych lekcji.
- Faktury są wysyłane automatycznie do rodziców.
- Status płatności aktualizuje się w kalendarzu i dzienniku.
Czas potrzebny na rozliczenie 30 uczniów? Około 5 minut. Zamiast kilku godzin.
Ile możesz zaoszczędzić?
Policzmy: jeśli miesięcznie spędzasz 3 godziny na fakturowaniu, a Twoja stawka za lekcję to 80 zł, to co miesiąc "tracisz" 240 zł na administrację. Rocznie to prawie 3000 zł — za samo wystawianie faktur. Inwestycja w zintegrowany CRM dla korepetytora zwraca się więc wielokrotnie, nie mówiąc już o zaoszczędzonym czasie i nerwach.