Zarządzanie polisami klientów — baza polis, statusy i dokumenty
Zarządzanie polisami klientów wydaje się proste — dopóki nie masz ich 200 i nie dzwonią trzy osoby dziennie z pytaniem, czy ich polisa jeszcze obowiązuje. Wtedy okazuje się, że bez porządnej bazy polis tracisz odnowienia, gubisz dokumenty i nie wiesz, komu zaproponować cross-sell. W tym artykule pokazuję, jak profesjonalnie zarządzać polisami: strukturę bazy, statusy, dokumenty i terminy — oraz narzędzia, które robią to automatycznie.
W skrócie
- Baza polis to serce pracy agenta: każda polisa ma klienta, status, daty i dokumenty.
- Statusy polisy: aktywna → kończąca się (60/30/7 dni) → do odnowienia → wygasła.
- Terminy odnowień to najważniejsze dane w bazie — to od nich zależy Twój stały przychód.
- Excel sprawdza się do 50 polis; powyżej — system CRM z automatycznymi przypomnieniami.
- Dokumenty polis (OWU, potwierdzenia) powinny być dostępne dla klienta w portalu.
Struktura bazy polis — co musi zawierać każda karta
| Pole | Przykład | Dlaczego ważne |
|---|---|---|
| Klient | Jan Kowalski | Powiązanie z kartą klienta i jego historią |
| Typ polisy | OC, AC, NNW, na życie, majątkowe | Segmentacja i cross-sell |
| Towarzystwo | Towarzystwo X | Kontakt do likwidacji szkód, raporty |
| Data rozpoczęcia | 01.03.2026 | Początek okresu ochrony |
| Data zakończenia | 28.02.2027 | Kluczowa data odnowienia |
| Składka | 850 zł/rok | Wartość portfela i prowizja |
| Status | aktywna / kończąca się / wygasła | Filtrowanie i priorytety działań |
| Dokumenty | Potwierdzenie, OWU | Dostępne dla klienta w portalu |
Statusy polisy — proces od aktywacji do odnowienia
Profesjonalne zarządzanie polisami opiera się na cyklu życia polisy:
- Aktywna — polisa w okresie ochrony; monitorujesz ryzyka i okazje cross-sell.
- Kończąca się (60 dni) — pierwsze przypomnienie o odnowieniu.
- Kończąca się (30 dni) — przypomnienie SMS/e-mail, propozycja nowej oferty.
- Kończąca się (7 dni) — finalne przypomnienie, kontakt telefoniczny.
- Odnowiona / wygasła — koniec cyklu; wygasła trafia do kampanii re-engagement.
Automatyzacja tego cyklu to główna wartość CRM dla agenta — przypomnienia działają nawet wtedy, gdy Ty jesteś na spotkaniu.
Dokumenty polis — dlaczego warto je mieć w portalu klienta
Klienci gubią potwierdzenia i OWU, a potem dzwonią w panice. Portal klienta rozwiązuje to raz na zawsze: klient ma dostęp do swoich dokumentów 24/7, widzi daty odnowienia i pisze na czacie. Ty zyskujesz mniej telefonów i profesjonalny wizerunek. Przy ubezpieczeniach na życie (dane zdrowotne) bezpieczna wymiana dokumentów w portalu to także element zgodności z RODO.
Termin odnowienia to Twoja ukryta gotówka
Każde odzyskane odnowienie polisy to średnio 50–200 zł prowizji. Przy 300 klientach w portfelu automatyczne przypomnienia odzyskują nawet 20–30% polis, które wcześniej „uciekały" — to często kilka tysięcy złotych miesięcznie.
Excel czy CRM? — kiedy przejść na system
| Kryterium | Excel | CRM (OneCRM) |
|---|---|---|
| Liczba polis | do ~50 | bez limitu |
| Przypomnienia o odnowieniach | ręczne | automatyczne (SMS + e-mail) |
| Dostęp klienta do dokumentów | brak | portal klienta 24/7 |
| Cross-sell | nie | automatyczne sugestie |
| RODO | ryzyko | zgodność, rejestr zgód |
Najczęstsze pytania (FAQ)
Czy mogę prowadzić bazę polis w Excelu?
Jak przypominać klientom o kończącej się polisie?
Czy mogę przenieść polisy z Excela do CRM?
Przenieś bazę polis do CRM
14 dni za darmo. Import z Excela w kilka minut.
Sprawdź CRM dla agenta ubezpieczeniowego →