Jak założyć agencję pracy w 2026? Wymogi, rejestr KRAZ i oprogramowanie na start

Jak założyć agencję pracy w 2026 roku? To pytanie, które zadaje mi coraz więcej osób z branży HR — i dobra wiadomość jest taka, że wejście do tej branży jest prostsze, niż się wydaje, jeśli znasz wymogi: wpis do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia (KRAZ), podstawowe umowy i porządek w procesie rekrutacji. Prowadziłam agencję pośrednictwa pracy 6 lat i wiem, co jest naprawdę potrzebne na starcie, a co można odpuścić. W tym artykule pokazuję krok po kroku: formalności, rejestr KRAZ, koszty startu i oprogramowanie, które pozwoli Ci prowadzić pierwszych klientów bez chaosu.

W skrócie

• Agencja pracy w Polsce to działalność regulowana: pośrednictwo pracy i doradztwo personalne wymagają wpisu do rejestru KRAZ (Krajowy Rejestr Agencji Zatrudnienia) prowadzonego przez marszałka województwa.
• Forma prawna: najczęściej jednoosobowa działalność gospodarcza lub spółka z o.o. — dla obsługi klientów B2B i kontraktów z pracodawcami spółka buduje więcej zaufania.
• Koszty startu: wpis do KRAZ jest bezpłatny, ale wymaga spełnienia warunków (m.in. brak skazania za przestępstwa przeciwko prawom pracownika); ubezpieczenie OC i księgowość to kilkaset zł miesięcznie.
• Oprogramowanie: system do rekrutacji (pipeline, baza kandydatów, portal pracodawcy, rozliczenia) to koszt 89 zł/mies. — bez niego nie obsłużysz równoległych procesów dla klientów B2B.
• RODO: dane kandydatów (CV, dokumenty) wymagają polityki prywatności i zgód — system z serwerami w UE i RODO-ready odciąża Cię w tym zakresie.

Krok 1: Rejestr KRAZ — wpis agencji zatrudnienia

Zgodnie z ustawą o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, świadczenie usług pośrednictwa pracy i doradztwa personalnego wymaga wpisu do rejestru KRAZ. Wniosek składasz do marszałka województwa właściwego dla siedziby działalności. Warunki wpisu obejmują m.in.: brak skazania za przestępstwa przeciwko prawom pracownika oraz niezaleganie z podatkami i składkami ZUS. Wpis jest bezpłatny, a czas oczekiwania to zwykle kilka tygodni. Uwaga: działalność agencji pracy tymczasowej ma dodatkowe wymogi (umowa z pracownikiem tymczasowym, zgłoszenie do PIP).

Krok 2: Forma prawna i koszty startu

Realny koszt startu: ~1000–3000 zł (JDG) — to jedna z najtańszych regulowanych działalności w Polsce. Największą inwestycją jest czas na pierwsze procesy, nie pieniądze.

Krok 3: Proces rekrutacji — od briefu do rozliczenia

Zanim podpiszesz pierwszego klienta, ustal swój proces. Sprawdzony schemat, który prowadziłam z butikami HR:

1. Brief — ankieta wstępna od klienta: stanowisko, wymagania, widełki, forma rozliczenia (stały fee / % pensji), harmonogram.
2. Sourcing — baza kandydatów, ogłoszenia, polecenia. Każdy kandydat trafia do pipeline ze statusem.
3. Screening i rozmowy — weryfikacja, rozmowy z klientem, feedback w 48 h.
4. Oferta i wdrożenie — status „oferta” → „wdrożony” → fakturowanie prowizji.
5. Rozliczenie — link płatności (Stripe) lub faktura; historia wpłat per klient.

Oprogramowanie dla agencji pracy na start

Nie kupuj drogiego ATS-a na starcie. Na pierwszych klientów wystarczy CRM rekrutacyjny z: pipeline'em (6 etapów), bazą kandydatów, portalem pracodawcy, automatycznymi przypomnieniami i rozliczeniami. OneCRM to 89 zł/mies. — tańsze niż godzina konsultacji, a od razu daje profesjonalny obraz przed klientem (portal z Twoim logo w planie Pro). Więcej o funkcjach: CRM dla agencji pracy.

Najczęstsze pytania (FAQ)

Podsumowanie

• ✓ Agencja pracy = wpis do KRAZ + JDG/spółka + proces rekrutacji + system
• ✓ Koszt startu ~1000–3000 zł — najtańsza regulowana działalność usługowa
• ✓ System od 89 zł/mies. — pipeline, portal i rozliczenia od pierwszego klienta