RODO dla firmy OZE — dane klientów, zdjęcia i dokumentacja instalacji

RODO dla firmy OZE brzmi jak temat z kancelarii, a nie dla kogoś, kto montuje panele na dachu — dopóki nie zdasz sobie sprawy, że w telefonie, notatniku i CRM masz setki adresów, numerów i zdjęć instalacji, a w szufladzie umowy z danymi klientów. Dla jednoosobowej firmy fotowoltaicznej RODO to nie stos dokumentów, tylko kilka konkretnych nawyków: wiedzieć, jakie dane przetwarzasz, na jakiej podstawie, jak długo je trzymasz i kto ma do nich dostęp. W tym artykule rozpisuję to na realne przykłady z firmy OZE — bez prawniczego żargonu.

W skrócie

Firma OZE przetwarza dane osobowe — imiona, adresy, numery telefonów, zdjęcia instalacji; RODO dotyczy nawet najmniejszej firmy.
Podstawą przetwarzania jest zwykle umowa lub prawnie uzasadniony interes — do realizacji instalacji nie potrzebujesz dodatkowych zgód.
Zgoda jest potrzebna do marketingu — newsletter, oferta nowych usług, publikacja zdjęć instalacji w portfolio.
Zdjęcia instalacji klienta to dane osobowe, jeśli identyfikują osobę — zbieraj zgodę na publikację w portfolio.
CRM z kontrolą dostępu to bezpieczniejszy nośnik niż notatnik — dane w jednym miejscu, z historią.
OneCRM dla firmy OZE kosztuje 99 zł/mies., 14 dni za darmo, bez karty.

W tym artykule

Jak założyć firmę fotowoltaiczną — formalności i uprawnienia.
Dokumentacja instalacji fotowoltaicznej — gwarancje i protokoły.
CRM dla montera OZE — funkcje w praktyce.

Jakie dane przetwarza firma OZE?

Adresy i numery klientów (do wyceny, montażu i dokumentacji), dane z umów i faktur, parametry instalacji i rachunki za prąd (analizowane w audycie), a często zdjęcia domu, dachu i instalacji. Większość z tych danych przetwarzasz na podstawie umowy lub prawnie uzasadnionego interesu — nie musisz zbierać dodatkowych zgód na realizację zlecenia. Zgoda jest potrzebna tam, gdzie robisz coś więcej: wysyłasz oferty marketingowe albo publikujesz zdjęcia instalacji w portfolio i social mediach.

Zdjęcia instalacji — najczęstszy błąd

Zdjęcie dachu z panelami, na którym widać dom, numer posesji albo twarz klienta, to dane osobowe. Publikacja w portfolio bez zgody to naruszenie RODO. Najprościej: w umowie lub osobnym dokumencie zbierasz zgodę na wykorzystanie zdjęć w materiałach marketingowych — a w systemie trzymasz zgodę z datą przypisaną do klienta. Gdy klient wycofa zgodę, oznaczasz zdjęcia jako niepubliczne. To jeden nawyk, który chroni Cię przed karą i buduje zaufanie.

Dokumentacja i bezpieczny nośnik

Dane klientów trzymasz w systemie z kontrolą dostępu zamiast w notatniku i mailach: każdy dokument ma historię, dostęp mają tylko uprawnione osoby, a dane są na serwerach w UE z automatycznymi backupami. Na żądanie eksportujesz wszystkie dane klienta (prawo do przenoszenia) i usuwasz je (prawo do bycia zapomnianym). Przy firmie z ekipą role i uprawnienia sprawiają, że monter widzi tylko to, czego potrzebuje do pracy — a nie całą bazę klientów.

Najczęstsze pytania

Czy RODO dotyczy małej firmy OZE?

Tak — RODO dotyczy każdej firmy przetwarzającej dane osobowe, także jednoosobowej. Dla małej firmy to kilka nawyków: wiedzieć, jakie dane przetwarzasz, na jakiej podstawie i jak długo, oraz mieć kontrolę dostępu do nich.

Czy potrzebuję zgody na zdjęcia instalacji?

Do publikacji zdjęć instalacji, na których widać dom, posesję lub osobę — tak. Zbierasz zgodę z datą w systemie i oznaczasz zdjęcia jako publiczne tylko za zgodą. Do dokumentacji technicznej zgoda nie jest potrzebna.

Jak przechowywać dane klientów bezpiecznie?

W systemie z kontrolą dostępu i historią, na serwerach w UE, zamiast w notatniku i mailach. OneCRM daje role i uprawnienia, eksport danych na żądanie i usuwanie (RODO).

Ile kosztuje system zgodny z RODO?

OneCRM kosztuje 99 zł/mies. w planie Start (990 zł/rok), 159 zł w planie Pro i 399 zł w planie Team. Serwery w UE, szyfrowanie SSL/TLS, automatyczne backupy — 14 dni testujesz za darmo.

Czy mogę eksportować dane klienta na żądanie?

Tak. System umożliwia eksport wszystkich danych klienta (prawo do przenoszenia) i trwałe usunięcie (prawo do bycia zapomnianym) — zgodnie z RODO.

Uporządkuj dane zgodnie z RODO

Załóż CRM dla firmy OZE na 14 dni za darmo, przenieś dane klientów z notatnika i maili do systemu i dodaj zgody na publikację zdjęć. Cennik znajdziesz na stronie cennika.

Rejestracja zajmuje minutę: załóż darmowe konto i przetestuj OneCRM na własnej bazie przez 14 dni — bez podawania karty.